Articles of Association

 

Please note: The English version is a courtesy translation onlyOnly the French version (below) is legally binding.

 

EPA EU, emerging payments Association EU a.s.b.l.,

Association sans but lucRatif

Registered office:

Luxembourg House of Financial Technology,

9 rue du Laboratoire,

L-1911 Luxembourg

Grand-Duché of Luxembourg

In the year 2019, on 19 of December,

Between the undersigned

Name Professional address Company number Country of incorporation
Saxo Payments A/S, Luxembourg Branch 2 boulevard de la foire L-1528 Luxembourg B216418 Denmark
LuxembourgforFinance 12, rue Erasme, L-1468 Luxembourg   Luxembourg
Emerging Payments Ventures Limited

The News Building, 3 London Bridge St, London SE1 9SG, United Kingdom

06672728 UK

and each and every one who shall become member in the future, is hereby incorporated an “association sans but lucrative” governed by the provisions of the Luxembourg law dated 21 April 1928 on associations and non-profit organisations, as amended (the Law), as well as by the present articles of association (the Articles of Association).

Art. 1. NAME

The Association is named « Emerging Payments Association EU », in abbreviated form « EPA EU » (the Association).

All the acts, invoices, notices, publications and other documents emanating from the Association shall contain the mention “non-profit organisation” or “asbl” or “a.s.b.l.”, placed immediately before or after its name.

Art. 2. REGISTERED OFFICE

The registered office of the Association and its main establishment in the Grand Duchy of Luxembourg is located at the Luxembourg House of Financial Technology, 9 rue du Laboratoire, L-1911 Luxembourg, Grand Duchy of Luxembourg.

The board of directors of the Association (the Board of Directors) may transfer by a simple decision the registered office of the Association within the same municipality or to any other municipality in the Grand Duchy of Luxembourg.

Art. 3. OBJECT

The purposes of the Association are to promote and defend the professional interests of its members defined in section 5 and as well as the study of any issues concerning the payments industry in the European Union and other parts of financial services that might become relevant.

The Association seeks to achieve these objectives in particular by:

  • Organizing events;
  • Managing projects and conduct activities that achieve the objectives of the EPA EU and defend the interests of its members,
  • Sitting in various decision-making or consultation bodies both at national and European level
  • Providing:
    • training and development to its members and the payment community
    • research documents and publications
    • accreditation services
    • The promotion of selected products from other affiliated associations and companies to members

It also proposes to set up contacts with foreign associations with a similar purpose.

Art.4. DURATION

The Association is established for an unlimited duration.

Art.5. MEMBERS

The number of members is unlimited but with a minimum of three (3). Any entity operating in the payment space within the European Union – either offering payment services or advisory services within the payment industry or is supporting the payment industry in other related or accessories ways and is committed to comply with these articles of association, and can avail of professional skills requirements, can be admitted as member of the EPA EU.

Members undertakes to provide the Association with all statistical non-confidential data that may be useful for the accomplishment of its purpose by the Association.

The list of all members shall be updated and published yearly and, in any case, within 6 months after the end of the financial year.

Art.6. ADMISSION, MEMBERSHIP AND REGISTRATION FEE

6.1 Admission of the members

In order to be able to guarantee the respect of the ethical codes and the rules of confidentiality, the Board of Directors, individually and at the last resort, decides on the affiliation and disaffiliation of the members of the Association.

The admission to the Association is done through an admission request in writing or by e-mail addressed to the Board of directors, who will rule on the application at its quarterly meeting by a two-thirds majority (2/3). Each application will also specify whether the candidate wishes to become a Full Member. The Board of directors does not have to justify a refusal. In the event of a refusal, the candidate shall be notified by simple letter or via e-mail. No appeal is possible against this decision.

The requests for admission imply unconditional acceptance of the present Articles of association

The board of directors maintains a register of members at the head office in which the names, first names, addresses and qualities of all the members are listed.

6.2 Membership fees

The membership is granted upon payment of the annual membership fees. The annual membership fees are due either on January 1st of each year for any member of the Association being effectively member as of that date, or on the date of admission for the persons that are admitted in the course of the year. The membership fees will be retained by the Association regardless the date on which the membership is lost.

The annual membership fees are calculated on the basis of the annual budget approved by the General Meeting, and, if applicable, take into account the need to maintain reserves decided by the Board of Directors. Membership may not in any event exceed EUR15,000.

Art.7. TERMINATION OF MEMBERSHIP

The membership shall terminate upon the following cases:

  • by written resignation;
  • by decision of the Board of Directors if the member duly summoned didn’t pay the annual membership fees or any other amount due to the Association following a payment order that remained unanswered;
  • by exclusion pronounced by the Board of Directors in the event of serious misconduct likely to harm the Association’s interests;
  • by death, liquidation or insolvency of a member; or
  • when the member no longer meets the requirements of the Law or of the Articles of Association.

The resigning or excluded members, as well as the heirs or beneficiaries of the deceased member,

do not have the right to claim membership and may not recover any paid membership fees.

 

Art.8. GENERAL MEETING

8.1 Composition and powers of the General Meeting

The General Meeting consists of all the Members of the Association having paid their membership fee.

The General Meeting is vested with the broadest powers to fulfil the purpose of the Association and the realization of its aims, which powers it can partially delegate to the Board of Directors.

Any decisions exceeding the limits of the powers devolved to the Board of Directors by law of these Articles of Association are reserved for the sole competence of the General Meeting, and in particular:

  • Appointment and revocation of the members of the Board of Directors as well as determining their number of Directors
  • Discharge of Directors
  • Approval of the budget and annual accounts;
  • Modification of the Articles of Association;
  • Exclusion of a member
  • Voluntary dissolution of the Association.
  • All matters referred to it by the Board of Directors
  • Adoption of detailed internal rules of procedure, upon proposal by the Board of Directors.

The General Meeting is held at least once a year in the first half of the calendar year at the day, time and place mentioned in the convening notice. A general meeting shall also be convened by the Board of Directors each time it is considered necessary or upon a written request from at least one fifth (1/5th) of the members.

A notice including the agenda shall be sent via e-mail to each member at least thirty (30) days before the date (included) of the meeting.

Any proposal signed by a number of members equal to one twentieth (1/20th) shall be placed on the agenda of the general meeting.

The general meeting is chaired by the Chairman of the Association, or the Vice-President, assisted by the Secretary if any as defined in article 12.

The General Meeting’s decisions are taken based on the quorum and majority conditions stipulated by the law. They are included in minutes that may be consulted by each of the members at the Association’s registered office.

8.3 Vote, quorum and majority

8.3.1 The ordinary General Meeting

The general meeting convened in the manner defined in article 8.2 of the Articles of association is regularly constituted regardless the number of members who have answered by electronic means, present or represented.

The decisions of the ordinary General Meeting, including the appointment of new members of the Board of directors, are taken with a simple majority of the votes expressed by electronic means by the present or represented Members, except in the cases where otherwise provided by the Law or the Articles of Association.

Every Member is entitled to one (1) vote.

Members who have not paid their subscription 15 days before the General Meeting will be deprived of their voting rights, unless justification accepted by the scrutineers

8.3.2 The extraordinary General Meeting

Only an extraordinary General Meeting can validly dissolve the Association or decide to amend the Articles of Association.

The validity of the extraordinary General Meeting is subject:

  • to the indication of the agenda;
  • to the presence or the representation of two thirds (2/3) of the members of the Association.

The resolutions of an extraordinary General Meeting will be validly adopted by a two thirds (2/3) majority of the votes expressed by electronic means by the Members present or represented.

Amendment of the Articles of association

If the modification concerns the purpose for which the Association was established, it will be proceeded in accordance with sections a), b) and c) of paragraph 3 of the article 8 of the Law.

8.4 Minutes

The resolutions of the General Meeting are recorded in minutes, signed by the Chairman or the Secretary, if any. The minutes are available at the registered office of the Association for inspection by the members and third parties upon prior written request.

Art.9. MANAGEMENT

The Association is managed by a board of directors (the Board of Directors) which shall be constituted of at least two members, one of them shall be elected as chairman.

9.1 Eligibility

A director need not be a member.

Individuals are eligible if (i) they are employed and proposed by a member In the European Union), (ii) they have been exercising a senior management role in the European Union) in the financial services industry, and (iii) they demonstrate their availability and commitment to properly carry out their functions as directors.

In very exceptional circumstances, the Board of Directors may accept candidatures from individuals that are not exercising a senior management role in European Unions, provided these individuals demonstrate their active involvement at a senior management level in the financial industry within the European Union.

Observers may be invited to attend the Board meetings.

In case of plurality of directors, the Board elects from amongst its members a Chairman and Vice-Chairman.

9.2 Meetings and decisions of the Chairman or the Board of Directors

Decision of the Chairman or the Board of Directors shall be documented in writing
and formalised by at least 2 signatures: the President and the Secretary or the President and the Vice-President..

In case of plurality of directors, the Board of directors shall be convened by e-mail by the Chairman, the Vice-Chairman or the Secretary, if any as defined in article 12 at least 24 hours before the scheduled date of the meeting. The Board of Directors can only deliberate or validly act if at least half of its members are present. The decisions are taken with the majority of the present members. In case of a tie vote, the vote of the Chairman is decisive.

Proxies may only be given to other members of the Board of Directors. A director may represent more than one colleague by proxy.

In case of emergency decisions can be taken by the Board via circular resolution.

9.3 Term of office of a board member or replacement of a member

The Chairman or directors are elected for a period of three years and can be re-elected.

In case of the vacancy of a position as member of the Board of Directors, the Board of Directors can provide a temporarily replacement. His definitive replacement will be decided upon by the next General Meeting. If the ratification by the meeting was not obtained, the validity of the deliberations and any acts accomplished is not affected.

The Chairman or every member of the Board of Directors can resign before the end of his term for whatever reason.

The directors’ liability is limited to the execution of the mandate they have received.

9.4 Revocation of the mandate of a Board member

In exceptional cases the Board of Directors has the right to revoke one of its members.

A decision of revocation requires a quorum of three quarters (3/4) of the members of the Board of Directors and can only be taken with the majority of three quarters (3/4) of the members present or represented.

A copy of the minutes of the board meeting recording a revocation decision will be sent to the revoked member of the Board of Directors.

Art. 10. POWERS

In his relations with third parties, the President or the Board of Directors has the most extensive powers to manage the Association and achieve its goal with the exception of those that the law or these statutes reserve for the General Assembly.

The Chairman or the Board may also decide to create other committees with strategic, advisory, governance, coordination or other missions and entrust them with the powers and missions that the Board deems appropriate.

The Association is bound by the sole signature of the President or of the Vice-President, of two joint signatures of 2 members of the Board of Directors or, where applicable as described in Art.11, of the Director General or any other person designated by the President or the Board of Directors. Detailed signing authorities will be published as appropriate.

 

Art. 11. GENERAL MANAGER

The Board of Directors may delegate all or part of its duties and powers to a general manager (the General Manager), who may not need to be a director, as shall be determined by the Board within the limits set forth in the articles.

The General Manager is amongst other things responsible for the following matters:

  • Produce an annual financial plan for the EPA EU
  • Manage the financial aspects of running the EPA EU’s activities
  • Organise local Advisory Board meetings
  • Organise events and speakers, find sponsors and deliver events to the highest standard
  • Promote EPA EU
  • Recruit new members for EPA EU
  • Promote members of EPA EU
  • Produce any Marketing and Sales collateral, assisted by the EPA UK, including regular communication to the local community
  • Manage projects by organising regular meetings and supporting volunteers to deliver lasting change in the industry in the region
  • Uphold the EPA brand and reputation
  • Be an influencer in the industry
  • To promote EPA events through your networks/social media
  • Attend EPA events outside your region wherever possible
  • To feature on the main EPA website as an official EPA Director
  • Provide quarterly reports to the Board of Directors on the following:
    • Director’s report on activities, opportunities, challenges and lessons learned
    • Members won (at different levels, by company)
    • Total membership revenue
    • Members lost (at different levels, by company)
    • Sponsorships sold and total sponsorship revenue
    • Description of other revenues pursuant to this agreement
    • Copies of all invoices issued
    • List of all invoices paid

 

Art. 12. SECRETARY

The Chairman, the Board of Directors and the General Manager may be assisted by a secretary (the Secretary) which shall exercise for the Association such administrative and other tasks and functions as determined by the Board of Directors and the General Manager and who does not need to be a member.

 

 

 

Art. 13. BUDGET AND CONTRIBUTIONS

The General Meeting shall adopt the budget of expenses and revenues each year and may authorise the constitution and maintenance of reserves, based on a proposal by the Board of Directors.

Offices held with the Association’s board of directors, committees and working groups do not entail a right to compensation.

Art. 14. FINANCIAL YEAR

The financial year of the Association starts on 1 January of each year and ends on 31 December of the same year. The first financial year starts the day of the creation of the Association to end 31 December 2020.

Each year, and at the latest 6 months after the end of the financial year,

the Chairman or the Board of directors shall submit the annual accounts of the previous financial year as well as the budget for the current financial year to the General Meeting for approval. The approval of the accounts by the General Meeting is equivalent to discharge for the Chairman or for the Board of directors.

Art. 15. DISSOLUTION – LIQUIDATION

The extraordinary General Meeting pronounces the dissolution according to the procedures foreseen in articles 20 and 22 of the Law. It will establish at the same time the liquidation method.

In case of the dissolution of the Association, the assets shall be affected to one or several recognized charity organisation or any other action which the Association, on proposition of the Board of Directors (by a two-thirds (2/3) majority), deems fit at that time.

Art.16. GENERAL PROVISIONS

For all matters not provided for in the present Articles of Association, Luxembourg law and in particular the provisions of the Law shall be applicable.

 

 

 

Le 19 décembre 2019,

entre les soussignés

Nom Adresse professionnelle Numéro d’identification de la société Pays d’immatriculation
Saxo Payments A/S, Luxembourg Branch représenté par Anders La Cour 2 boulevard de la foire L-1528 Luxembourg B216418 Danemark

LuxembourgforFinance, représenté par Nicolas Mackel

12, rue Erasme, L-1468 Luxembourg C78 Luxembourg
Emerging Payments Ventures Limited, représenté par Tony Craddock

The News Building, 3 London Bridge St, London SE1 9SG, United Kingdom

06672728 Royaume-Uni

et tous ceux qui deviendront membres à l’avenir, est constituée une « association sans but lucratif » régie par les dispositions de la loi luxembourgeoise du 21 avril 1928  sur les associations sans but lucratif et les établissements d’utilité publique telle que modifiée (la Loi) ainsi que par les présents statuts (les Statuts).

Art. 1. NOM

L’Association est nommée « Emerging Payments Association EU » et « EPA EU » sous sa forme abrégée (l’Association).

Tous les actes, factures, avis, publications et autres documents émis par l’Association doivent porter la mention « association sans but lucratif » ou « asbl » ou « a.s.b.l. » placée immédiatement avant ou après son nom.

Art. 2 SIÈGE SOCIAL

Le siège social de l’Association et son établissement principal au Grand-Duché de Luxembourg se situent au Luxembourg House of Financial Technology, 9 rue du Laboratoire, L-1911 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg.

Le conseil d’administration de l’Association (le Conseil d’Administration) peut transférer par simple décision le siège social de l’Association dans la même commune ou dans toute autre commune du Grand-Duché de Luxembourg.

Art. 3 OBJET

L’Association a pour but de promouvoir et de défendre les intérêts professionnels de ses membres définis à la section 5 ainsi que d’étudier toute question relative au secteur des paiements dans l’Union européenne et à d’autres secteurs des services financiers qui pourraient s’avérer pertinents.

Plus particulièrement, l’Association cherche à atteindre ces objectifs en :

  • organisant des évènements ;
  • gérant des projets et en menant des activités qui permettent d’atteindre les objectifs de l’EPA EU et de défendre les intérêts de ses membres ;
  • Siégeant dans divers organes de décisions ou de consultations tant sur le plan national qu’européen
  • fournissant :
    • la formation et les opportunités de perfectionnement à ses membres et à la communauté de paiement
    • des documents et des publications de recherche
    • des services d’accréditation
    • la promotion d’événements et de produits d’autres associations et sociétés affiliées aux membres ou membres.

Elle propose également d’établir des contacts avec des associations étrangères ayant un but similaire.

Art. 4 DURÉE

L’Association est constituée pour une durée illimitée.

Art. 5 MEMBRES

Le nombre de membres est illimité mais doit être au minimum de trois (3). Toute entité opérant dans l’espace de paiement au sein de l’Union européenne, en offrant des services de paiement ou de conseil dans le secteur des paiements ou en soutenant le secteur des paiements par d’autres moyens connexes ou accessoires, qui s’engage à respecter les présents statuts, et pouvant prévaloir de conditions de compétences professionnelles peut être admise comme membre de l’EPA EU.

Les membres s’engagent à fournir à l’Association toutes les données statistiques non confidentielles utiles à la réalisation de son objet par l’Association.

La liste de tous les membres est mise à jour et publiée tous les ans et, dans tous les cas, dans les six mois suivant la fin de l’exercice budgétaire.

Art. 6 ADMISSION, ADHÉSION ET FRAIS D’INSCRIPTION

6.1 Admission des membres

Pour pouvoir garantir le respect des codes éthiques et des règles de confidentialité, le Conseil d’Administration, individuellement et en dernier ressort, décide de l’affiliation et de la désaffiliation des membres de l’Association.

L’admission à l’Association s’effectue par le biais d’une demande d’admission écrite ou par courrier électronique adressée au Conseil d’Administration qui statuera sur la demande lors de sa réunion trimestrielle à la majorité des deux tiers (2/3). Chaque demande précisera également si le candidat souhaite devenir membre à part entière. Le Conseil d’Administration n’a pas à justifier un refus. En cas de refus, le candidat sera informé par lettre simple ou par e-mail. Aucun recours n’est possible contre cette décision.

Les demandes d’admission impliquent l’acceptation sans réserve des présents Statuts.

Le conseil d’administration tient au siège un registre des membres dans lequel sont repris les noms, prénoms, adresses et qualités de tous les membres.

6.2 Cotisations des membres

L’adhésion est accordée contre le paiement de la cotisation annuelle. Les cotisations annuelles des membres sont dues soit le 1er janvier de chaque année pour tout membre de l’Association effectivement membre à cette date, soit à la date d’admission pour les personnes admises en cours d’année. Les cotisations des membres sont retenues par l’Association quelle que soit la date à laquelle l’adhésion est perdue.

Les cotisations annuelles des membres sont calculées sur la base du budget annuel approuvé par l’Assemblée Générale. Le cas échéant, la nécessité de maintenir des réserves est également prise en compte par le Conseil d’Administration. Les cotisations ne peuvent en aucun cas dépasser 15 000 euros.

Art. 7 RÉSILIATION DE L’ADHÉSION

L’adhésion prend fin dans les cas suivants :

  • par démission écrite ;
  • par décision du Conseil d’Administration si le membre dûment convoqué n’a pas payé la cotisation annuelle ou toute autre somme due à l’Association suite à un ordre de paiement resté sans réponse ;
  • par exclusion prononcée par le Conseil d’Administration en cas de faute grave susceptible de nuire aux intérêts de l’Association ;
  • par décès, liquidation ou insolvabilité d’un membre ; ou
  • lorsque le membre ne satisfait plus aux exigences de la Loi ou des Statuts.

Les membres démissionnaires ou exclus ainsi que les héritiers ou ayant droit du membre décédé n’ont pas le droit de prétendre être membres de l’Association et ne peuvent recouvrer aucune cotisation payée.

 

Art. 8 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

8.1 Composition et attributions de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale se compose de tous les Membres de l’Association s’étant acquittés de leur cotisation.

L’Assemblée Générale est investie des pouvoirs les plus étendus pour réaliser l’objet social et atteindre les buts de l’Association. Elle peut partiellement déléguer ces pouvoirs au Conseil d’Administration.

Toute décision excédant les limites des pouvoirs dévolus au Conseil d’Administration au titre des présents statuts est réservée à la compétence exclusive de l’Assemblée Générale, et en particulier :

  • la nomination et la révocation des membres du Conseil d’Administration et fixation de leur nombre ;
  • Décharge aux membres du CA
  • l’approbation du budget et des comptes annuels ;
  • la modification des statuts ;
  • l’exclusion d’un membre ;
  • la dissolution volontaire de l’Association ;
  • toute question qui lui est adressée par le Conseil d’Administration ;
  • l’adoption d’un règlement intérieur détaillé sur proposition du Conseil d’Administration.

L’Assemblée Générale se tient au moins une fois par an au cours du premier semestre de l’année civile au jour, à l’heure et au lieu mentionnés dans la convocation. Une assemblée générale est également convoquée par le conseil d’administration chaque fois que cela est jugé nécessaire ou sur demande écrite d’au moins un cinquième (1/5e) des membres.

Un avis comprenant l’ordre du jour doit être envoyé par courrier électronique à chaque membre au moins trente (30) jours avant la date (incluse) de la réunion.

Toute proposition signée par un nombre de membres égal à un vingtième (1/20e) est inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

L’assemblée générale est présidée par le Président de l’Association ou le Vice-Président, assisté, le cas échéant, du Secrétaire, tel que défini à l’article 12.

Les décisions de l’Assemblée Générale sont prises aux conditions de quorum et de majorité prévues par la Loi. Elles sont consignées dans des procès-verbaux consultables par chacun des membres au siège social de l’Association.

8.3 Vote, quorum et majorité

8.3.1 L’Assemblée Générale ordinaire

L’assemblée générale convoquée dans les conditions définies à l’article 8.2 des statuts est régulièrement constituée quel que soit le nombre de membres présents ou représentés ayant répondu par voie électronique.

Les décisions de l’Assemblée Générale ordinaire, y compris la nomination de nouveaux membres du Conseil d’Administration, sont prises à la majorité simple des voix exprimées par voie électronique par les Membres présents ou représentés, sauf dans les cas prévus par la Loi ou les Statuts.

Chaque membre dispose d’une (1) voix.

Les membres n’ayant pas payé leur cotisation 15 jours avant l’Assemblée Générale seront déchus de leur droit de vote, sauf justification acceptée par les scrutateurs.

8.3.2 L’Assemblée Générale extraordinaire

Seule une Assemblée Générale extraordinaire peut valablement dissoudre l’Association ou décider de modifier les Statuts.

La validité de l’Assemblée Générale extraordinaire est sujette :

  • à l’indication de l’ordre du jour ;
  • à la présence ou à la représentation des deux tiers (2/3) des membres de l’Association.

Les résolutions d’une Assemblée Générale extraordinaire sont valablement adoptées à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées par voie électronique par les Membres présents ou représentés.

Modification des Statuts

Si la modification concerne l’objet pour lequel l’Association a été créée, elle sera effectuée conformément aux sections a), b) et c) du paragraphe 3 de l’article 8 de la Loi.

8.4 Procès-verbaux

Les résolutions de l’Assemblée Générale sont consignées dans des procès-verbaux signés par le Président ou, le cas échéant, le Secrétaire. Les procès-verbaux sont disponibles au siège social de l’Association pour consultation par les membres et les tiers sur demande écrite préalable.

Art. 9 GESTION

L’Association est gérée par un conseil d’administration (le Conseil d’Administration) qui doit être composé d’au moins deux membres dont l’un est élu président.

9.1 Éligibilité

Un administrateur ne doit pas nécessairement être membre.

Les personnes physiques sont éligibles si (i) elles sont employées et proposées par un membre de l’Union européenne, (ii) elles ont exercé un rôle de cadre supérieur dans le secteur des services financiers dans l’Union européenne et (iii) elles démontrent leur disponibilité et leur engagement à remplir correctement leurs fonctions d’administrateur.

Dans des circonstances très exceptionnelles, le Conseil d’Administration peut accepter les candidatures de personnes physiques qui n’exercent pas de fonctions de cadre supérieur au sein de l’Union européenne à condition que celles-ci démontrent leur engagement actif à un niveau de cadre supérieur du secteur financier au sein de l’Union européenne.

Des observateurs peuvent être invités à assister aux réunions du Conseil.

En cas de pluralité des administrateurs, le Conseil élit parmi ses membres un Président et un Vice-Président.

9.2 Réunions et décisions du Président ou du Conseil d’Administration

La décision du Président ou du Conseil d’Administration doit être consignée par écrit par au moins 2 signatures soient le Président et le Secrétaire ou le Président et le Vice-Président

En cas de pluralité des administrateurs, le Conseil d’Administration est convoqué par courrier électronique par le Président, le Vice-Président ou le Secrétaire le cas échéant, tel que défini à l’article 12 au moins 24h avant la date prévue de la réunion. Le Conseil d’Administration ne peut délibérer ou agir valablement que si la moitié au moins de ses membres est présente. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas d’égalité des voix, celle du Président est prépondérante.

Les procurations ne peuvent être attribuées qu’à d’autres membres du Conseil d’Administration. Un administrateur peut représenter plus d’un autre administrateur par procuration.

En cas d’urgence, les décisions peuvent être prises par le Conseil d’Administration par résolution circulaire.

9.3 Mandat d’un membre du conseil d’administration ou remplacement d’un membre

Le Président ou les administrateurs sont élus pour une période de trois ans et sont rééligibles.

En cas de vacance du poste d’un membre du Conseil d’Administration, le Conseil peut procéder à son remplacement temporaire. Son remplacement définitif sera décidé lors de l’Assemblée Générale suivante. La validité des délibérations et des actes accomplis n’est pas affectée par l’absence de ratification par l’assemblée.

Le Président ou chaque membre du Conseil d’Administration peut démissionner avant la fin de son mandat pour quelque raison que ce soit.

La responsabilité des administrateurs se limite à l’exécution du mandat qu’ils ont reçu.

9.4 Révocation du mandat d’un membre du Conseil

Dans des cas exceptionnels, le Conseil d’Administration a le droit de révoquer un de ses membres.

Une décision de révocation requiert un quorum des trois quarts (3/4) des membres du Conseil d’Administration et ne peut être prise qu’à la majorité des trois quarts (3/4) des membres présents ou représentés.

Une copie du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration prenant acte d’une décision de révocation sera envoyée au membre du Conseil d’Administration révoqué.

Art. 10 POUVOIRS

Dans ses rapports avec les tiers, le Président ou le Conseil d’Administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour gérer l’Association et atteindre son but à l’exception de ceux que la loi ou les présents statuts réservent à l’Assemblée Générale.

Le Président ou le Conseil peut en outre décider de créer d’autres comités aux missions stratégique, consultative, de gouvernance, de coordination ou autre et leur confier les pouvoirs et missions que le Conseil juge appropriés.

L’Association est engagée par la seule signature du Président ou du Vice-Président, de deux signatures conjointes de 2 membres du Conseil d’Administration ou, le cas échéant tel que décrit à l’Art.11, du Directeur Général ou de toute autre personne désignée par le Président ou le Conseil d’Administration. Les pouvoirs de signature détaillés seront publiés de manière appropriée.

 

Art. 11 DIRECTEUR GÉNÉRAL

Le Conseil d’Administration peut déléguer tout ou partie de ses fonctions et pouvoirs à un directeur général (le Directeur Général), qui peut ne pas avoir besoin d’être administrateur selon la décision du Conseil prise dans les limites fixées par les statuts.

Le Directeur Général est, entre autres, en charge de :

  • produire un plan financier annuel pour l’EPA EU
  • gérer les aspects financiers de l’organisation des activités de l’EPA EU
  • organiser les réunions du Conseil Consultatif local
  • organiser des événements et des conférences, trouver des sponsors et concevoir des événements d’excellente qualité
  • promouvoir l’EPA EU
  • recruter de nouveaux membres pour l’EPA EU
  • promouvoir les membres de l’EPA EU
  • produire tout matériel de marketing et de vente avec l’aide de l’EPA UK, y compris une communication régulière avec la communauté locale
  • gérer des projets en organisant des réunions régulières et en soutenant les bénévoles afin d’apporter des changements durables dans l’industrie de la région
  • défendre la marque et la réputation de l’EPA
  • avoir de influence dans l’industrie
  • promouvoir les événements de l’EPA par le biais des réseaux et médias sociaux
  • assister à des événements de l’EPA à l’extérieur de la région dans la mesure du possible
  • figurer sur le site Internet principal de l’EPA en tant que Directeur officiel de l’EPA
  • fournir des rapports trimestriels au Conseil d’Administration sur les points suivants :
    • rapport du Directeur sur les activités, les opportunités et les défis ainsi que les leçons retenues
    • membres gagnés (à différents niveaux, par entreprise)
    • total des revenus d’adhésion
    • membres perdus (à différents niveaux, par entreprise)
    • sponsorings vendus et total des revenus de sponsoring
    • description des autres revenus aux termes de cet accord
    • copies de toutes les factures émises
    • liste de toutes les factures payées

 

Art. 12 SECRÉTAIRE

Le Président, le Conseil d’Administration et le Directeur Général peuvent être assistés d’un secrétaire (le Secrétaire) qui exerce pour l’Association les tâches et fonctions d’administration et autres que le Conseil d’Administration et le Directeur Général déterminent. Le secrétaire ne doit pas nécessairement être membre.

Art. 13 BUDGET ET CONTRIBUTIONS

L’Assemblée Générale adopte chaque année le budget des dépenses et des recettes et peut autoriser la constitution et le maintien de réserves sur proposition du Conseil d’Administration.

Les mandats exercés au sein du conseil d’administration, des comités et des groupes de travail de l’Association ne donnent pas droit à rémunération.

Art. 14 EXERCICE BUDGETAIRE

L’exercice budgétaire de l’Association débute le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre de la même année. Le premier exercice budgétaire débute le jour de la création de l’Association et se termine le 31 décembre 2020.

Chaque année, au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice social, le Président ou le Conseil d’Administration soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale les comptes annuels de l’exercice précédent ainsi que le budget de l’exercice en cours. L’approbation des comptes par l’Assemblée Générale équivaut à donner décharge au Président ou au Conseil d’Administration.

Art. 15 DISSOLUTION – LIQUIDATION

L’Assemblée Générale extraordinaire prononce la dissolution selon les modalités prévues aux articles 20 et 22 de la Loi. Ce faisant, elle établira le processus de liquidation.

En cas de dissolution de l’Association, le patrimoine sera affecté à un ou plusieurs organismes de bienfaisance reconnus ou effectuera toute autre action que l’Association, sur proposition du Conseil d’Administration (à la majorité des deux tiers (2/3)), jugera alors appropriée.

Art. 16 DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le droit luxembourgeois et en particulier les dispositions de la Loi s’appliquent pour toutes les questions non prévues par les présents statuts.



 

 

 

 

 

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